Damien Soitout
אם סיימת יום עבודה וחשבת שחסרות לך שעות כי לא הספקת הכול, יש לך בעיית ניהול זמן. כאן תמצא אסטרטגיות מעשיות שעובדות גם בזמן הפנוי וגם בעבודה.
אסטרטגיות לניהול הזמן שלך ביעילות: בשנה שעברה פרסמנו מאמר עם טיפים לשיפור האופן שבו אתה משתמש בזמן שלך. עכשיו נסקור אסטרטגיות מעשיות שיכולות לעזור לך. אם אי פעם סיימת יום עבודה במחשבה "הלוואי שהיו לי יותר שעות" כי לא הספקת לעשות את כל מה שרצית לעשות, יש לך בעיית ניהול זמן. זה קורה לרוב האנשים, וזה נורמלי. להישאר מאורגן לגמרי 100% מהזמן זה קשה.
ראית יזמים מצליחים מאוד כמו אילון מאסק, מרטין רוטבלט או ג'ף בזוס, שנראה שהם מספיקים הרבה יותר מרוב האנשים. איך הם עושים את זה? יש להם אותן 24 שעות ביממה כמו לכולם, ובכל זאת הם ממשיכים לקדם פרויקטים ולהשיג יעדים בכל יום.
לאחרונה שיתפתי את התצפית הזאת עם מישהו שהשיב שלאנשים האלה יש הרבה כסף, ולכן הם שוכרים אחרים שיעשו את העבודה. זה נכון, אבל כדי להגיע לאן שהם היום הם היו צריכים לעבוד כמו כולם, עם אותם משאבים כמו לכולם. אף אחד משלושת האנשים שציינתי לא התחיל אפילו עם מיליון דולר.
הסוד של אנשים מצליחים מאוד, בין שהם יזמים, פילנתרופים, ספורטאים, פוליטיקאים או אמנים, הוא שהם יודעים לנהל את הזמן שלהם ביעילות.
יש כמה אסטרטגיות לניהול הדקות האישיות והמקצועיות שלך. זכור שהכול נחשב: הזמן הפנוי שלך וזמן העבודה שלך יחד ממלאים את 24 השעות שיש לך בכל יום. המטרה אינה להיות יעיל רק בתחום אחד או בשני. אתה צריך לנהל את הזמן היטב בשניהם.
כשאנשים מפספסים את היעדים שלהם, לעתים קרובות זה לא מפני שחסר להם כישרון או כוח רצון. זה בגלל האופן שבו הם מתמקדים בכמות הפריטים, או ליתר דיוק, האופן שבו הם מחלקים דברים לנתחים חוסם את ההצלחה שלהם. כשאתה לוקח את כל מה שבא לקראתך ומקבץ אותו לחתיכות בגודל אידיאלי שהמוח שלך יכול לטפל בהן בקלות רבה יותר, אתה מעמיד את עצמך בעמדה להשיג את היעדים שלך ולהגיע להצלחה גדולה יותר.
חלוקה לנתחים היא הפרקטיקה של קיבוץ מידע לחתיכות בגודל אידיאלי, כדי שתוכל להשתמש בו ביעילות ולייצר את התוצאה שאתה רוצה בלי להילחץ ובלי לנעול את עצמך בשליליות. אלפי אנשים מצליחים ברחבי העולם משתמשים בשיטה הזאת כדי לנהל את לוחות הזמנים שלהם.
יש 4 שלבים כדי לתרגל חלוקה לנתחים נכון. זכור מההתחלה שאנשים פורשים כשהם רואים נתחים של פרויקט שנראים גדולים מדי ובלתי ניתנים להשגה, אבל הם גם יכולים לאבד מוטיבציה מיותר מדי שברים זעירים בגלל כמות העבודה הכוללת שהחתיכות האלה מייצגות.
שים את הרעיונות שלך על דף. זה נקרא "לכידה". משימות מוסיפות לחץ רק אם הן ממשיכות לצוף לך בראש, ואתה מסתכן בכך שתשכח חלק מהדברים שאתה עדיין צריך לעשות. תעד כל משימה שחייבת להסתיים, כל יעד, ואפילו מצבים ורעיונות שדורשים את תשומת הלב שלך. אתה יכול למחוק ולמיין אחר כך. עשה את זה לאורך כל השבוע שלך.
חפש קווי דמיון בין הדברים שאתה צריך לעשות. אילו משימות, מצבים ויעדים קשורים לכסף או לכספים? אילו קשורים למשפחה וליחסים? אילו משימות קשורות לבריאות הגופנית שלך? חלק כל חתיכה לנתח לפי התחומים האלה בחיים שלך.
החלט אילו משימות ופריטי פעולה הכי חשובים בתוך כל נתח או קטגוריה לפי דחיפות וההקשר הנוכחי שלך. ודא שאתה לא מזניח שום תחום בחיים שלך. התוצאה הסופית צריכה להיות תוכנית מאורגנת בצורה נקייה, עם תת-קטגוריות לפי סדר עדיפות, ששומרת על כל תחום בחיים שלך מעודכן ומאוזן.
קבע אילו שינויים אתה צריך לעשות בחיים שלך כדי להגיע ליעד. לדוגמה, אם אחד הנתחים שלך קשור לשיפור הבריאות, הכושר או משהו דומה, אולי קודם תחשוב "להתחיל דיאטה וללכת לחדר כושר". תחפור עמוק יותר, כי אם אתה גם לחוץ, זה יכול לפגוע במוטיבציה ובהתמדה שלך בצעדים שדורשים אנרגיה וריכוז. אולי תוסיף רכיבים אחרים כמו "לעבוד שעה פחות אחר הצהריים כדי לבלות עם הילדים" כדי להוריד את רמת הלחץ ולפנות את מה שאתה צריך כדי לשפר את הבריאות שלך.
בטח לקחת על עצמך פרויקט נוסף בעבודה, או הסכמת ליציאה של סוף שבוע עם המשפחה, כי הרגשת ש"חייב" להגיד כן. כמה פעמים אמרת כן למשהו שעזר לאחרים אבל הלחיץ אותך? תאר לעצמך שהיית משתמש בזמן הזה למשהו שבאמת חשוב לך ומתאים לסדר העדיפויות שלך. אם אתה יזם שמשיק עסק עכשיו, חשוב פעמיים לפני שאתה מסכים לעזור לחבר שלך להעביר את חמותו בסוף השבוע הבא. אולי עדיף להשקיע את הזמן הזה בצמיחת החברה שלך.
יש 4 רמות של פרודוקטיביות כשאנחנו מדברים על ניהול הזמן שלך:
זאת הרמה שבה אתה רוצה לחיות, כי בה אתה תמיד עושה משהו שמניע אותך, עוזר לך לצמוח ועושה אותך מאושר. זאת הרמה שבה אתה עובד כדי להשיג את היעדים שלך. באופן אידיאלי היית מבלה 100% מהזמן שלך כאן, אף שזה כמעט בלתי אפשרי. לפחות שאף לבלות 60 עד 70% מהזמן שלך ברמה הזאת.
פשוט בלתי אפשרי לתזמן כל שנייה ביום בלי שמשהו לא צפוי יקרה. בין שאתה מתמודד עם חירום משפחתי או בעבודה, הטיסה שלך מתעכבת, או שיש לך תאונה, נסה לא לבלות יותר מ-20% מהזמן שלך כאן. זה שואב הרבה זמן ופרודוקטיביות, וזה שער לחיים מלאים בלחץ.
אולי אתה תקוע בעבודה עם משימות בלי סוף, או מתמודד עם בעיות בבית, ובכל פעם שאתה מתקן דבר אחד עוד שניים נשברים. לחץ יכול לבוא מכל מקום וכמעט תמיד הוא לא צפוי. אתה לא יכול לחיות חיים עם אפס לחץ, אז יהיו לך רגעים ברמה הזאת, אבל הימנע מהם ככל האפשר. אתה לא צריך לבלות יותר מ-10% מהזמן שלך כאן. למד כאן איך לנהל את הלחץ שלך.
כולם צריכים זמן מנוחה. אתה מגיע הביתה, מדליק את הטלוויזיה, פותח שקית צ'יפס, או נשאר דבוק לטלפון. זה יכול להרגיש מרגיע לזמן קצר, אבל אם אתה נופל להרגלים האלה לעתים קרובות מדי תתחיל לאבד מוטיבציה ובסוף תרגיש ריק. קח את ההפסקות האלה כשהן באמת נחוצות, אבל אתה לא צריך להשתמש ביותר מ-5% מהזמן שלך ברמה הזאת.
המפה, כפי שמפורט כאן, יכולה לשמש לעבודה שלך ולחיים שלך. לעתים קרובות מדי אנשים מתחילים לבנות רשימות משימות ותוכניות לפני שהם מעריכים לעומק את המשימה שעל הפרק. לפני שאתה מחליט מה אתה צריך לעשות, קודם שאל את עצמך, "מה אני רוצה?" זה ההיגיון שמאחורי המפה.
המפה מבקשת ממך להגדיר מה אתה רוצה, לזהות למה אתה רוצה את זה, ואז לרשום את הצעדים הדרושים כדי להגיע ליעד. המפה עוזרת לך למקסם את תחושת הסיפוק וגם עוזרת לך להשיג את התוצאות שאתה באמת רוצה.
ברגע שאתה יודע מה אתה רוצה ויש לך מטרה ברורה בראש, הגיע הזמן לשרטט את המפה שלך עם יעדים או מדדים ספציפיים לאופן שבו תמדוד תוצאות. לדוגמה, אל תהפוך את "אני רוצה להיות מפורסם" ליעד שלך. מה זה אומר? מה פירוש מפורסם? באילו מדדים אתה יכול להשתמש כדי להחליט מתי השגת את זה? במקום זאת, צור פרמטרים ספציפיים שיניעו אותך לעבר היעד שלך. לדוגמה: "אני רוצה להיות הרקדן הכוכב בהפקה הבאה של Disney on Ice עד סוף 2020 במקסיקו" הוא יעד הרבה יותר ספציפי ומניע. תדע מתי הגעת אליו ותוכל לעקוב אחרי ההתקדמות לאורך הדרך.
כמה פעמים אמרת לעצמך שלא יכולת לסיים משימה כי משהו צץ? לדוגמה: "היה פקק והאוטובוס לא זז, אז הגעתי באיחור ולא יכולתי לסיים." אלה תירוצים. אתה נופל למלכודת שבה אתה מציג את עצמך כקורבן של הנסיבות במקום לקחת שליטה.
מה שאתה מאכיל את המוח שלך בכל יום מעצב את האופן שבו אתה חווה את החיים. ובכל זאת יותר מדי אנשים מאמינים ש"אין להם זמן" לתת למוח שלהם את סוג הקלט שיכול לעזור להם ליצור תוצאות אמיתיות וקונקרטיות ולהשיג את החלומות שלהם.
למד לזהות איך אתה מבלה את הזמן שלך במהלך היום. לדוגמה:
לכולם יש משימות שלוקחות הרבה זמן פיזי אבל מעט אנרגיה מנטלית. לדוגמה, כשגרתי במקסיקו סיטי, במקום לנהוג שעות בפקקים ולא לייצר כלום כל הזמן הזה, התחלתי להשתמש רק ב-Uber. מישהו אחר לקח אותי מנקודה A לנקודה B, ובזמן שהשתמשתי בטלפון שלי כמודם לאינטרנט במחשב הנייד, יכולתי לעבוד ולהישאר פרודוקטיבי לעסקים שלי. או כשאני מחכה לטיסת לילה מאוחרת, במקום לראות סרטונים אני מקשיב לפודקאסטים או קורא מאמרים שעוזרים לי לשפר מיומנויות לעבודה שלי. הרעיון הוא שתמיד אפשר להיות פרודוקטיבי, בין אם לעצמך ובין אם לעבודה שלך.
השתמש בדקות המבוזבזות שאתה מבלה בפעילויות בלי מחשבה בכל יום כדי לשנות את איכות החיים שלך בצורה משמעותית. הזן את המוח שלך בעצות איכותיות ובעלות ערך גבוה על ניהול זמן או על העסק שלך במכונית, ב-iPod, במחשב או במערכת השמע, בכל מקום ובכל מקום. כשתעשה את זה, תגלה שמה שפעם היה "זמן מבוזבז" הופך לרגעים החשובים, הרווחיים והמעשירים ביותר ביום שלך.
אתה מרגיש שאתה צריך עזרה נוספת כדי לשלוט בטיפים האלה לניהול זמן? אפילו האנשים המצליחים ביותר מחפשים תמיכה מאחרים. עבודה עם מאמן מ-Damien Soitout היא אחת הדרכים היעילות ביותר להבהיר מה אתה באמת רוצה, לתכנן תוכנית כדי להגיע ליעד שלך, ולעקוב אחרי ציר זמן ברור. מאמן מקצועי יחייב אותך לתת דין וחשבון על היעד הסופי שלך ויעזור לך לשלוט באסטרטגיות החזקות האלה לניהול זמן לאורך הדרך.
לקריאה נוספת: Wikipedia, Investopedia.
