Як керувати своїм часом: 5 стратегій від Damien Soitout

Минулого року ми вже публікували статтю з порадами, як ефективніше використовувати свій час. Тепер поговоримо про конкретні стратегії, які реально допомагають. Якщо ви закінчуєте робочий день з думкою «От би ще кілька годин», бо не встигли зробити все, що планували, у вас проблема з управлінням часом. Це трапляється з більшістю людей, і це нормально. Бути організованим сто відсотків часу дуже складно.

Ви бачили багатьох надзвичайно успішних підприємців, як-от Ілон Маск, Мартін Ротблатт чи Джефф Безос, які, здається, встигають набагато більше за звичайних людей. Як їм це вдається? У них ті самі 24 години на добу, що й у всіх. І все ж вони щодня розвивають проєкти й досягають цілей.

Нещодавно я сказав про це одній людині, і вона відповіла: «У них просто багато грошей, вони наймають людей». Частково це правда. Але щоб опинитися там, де вони зараз, їм довелося працювати так само, як і всім іншим, з тими самими ресурсами. Жоден із трьох згаданих не починав навіть із мільйоном доларів.

Секрет цих дуже успішних людей, чи то підприємці, філантропи, атлети, політики чи митці, полягає в тому, що вони вміють ефективно керувати своїм часом.

СТРАТЕГІЇ УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ

Існує кілька стратегій, як керувати особистими й професійними хвилинами. Пам’ятайте: усе має значення. Вільний час і робочий час разом складають ті самі 24 години. Йдеться не лише про ефективність в одній сфері. Мета — добре керувати часом і там, і там.

1. Фрагментація

Коли люди не досягають цілей, часто справа не в браку навичок чи сили волі. Проблема в тому, як вони сприймають обсяг завдань, точніше, у тому, як вони «нарізають» роботу. Коли ви берете все, що на вас навалюється, і групуєте в зручні для мозку шматки, ви створюєте умови для досягнення цілей і більшого успіху.

Фрагментація — це групування інформації в шматки оптимального розміру, щоб їх можна було ефективно використовувати й отримувати бажаний результат без зайвого стресу й зациклення на негативі. Тисячі успішних людей у всьому світі застосовують цей метод для керування своїм розкладом.

Є чотири кроки, щоб правильно практикувати фрагментацію. Важливо з самого початку пам’ятати: люди здаються, коли бачать занадто великі й недосяжні фрагменти проєкту. Але їх також може демотивувати надто велика кількість дрібних фрагментів, бо це виглядає як нескінченний список справ.

Крок 1

Випишіть усі ідеї на аркуш. Це називається «Захоплення». Завдання створюють стрес, поки вони лише крутяться в голові, і ви ризикуєте щось забути. Зафіксуйте кожне завдання, яке треба виконати, кожну ціль і навіть ситуації та ідеї, що потребують уваги. Пізніше можна видалити зайве й упорядкувати. Робіть це протягом усього тижня.

Крок 2

Шукайте спільне між тим, що потрібно зробити. Які завдання, ситуації й цілі пов’язані з грошима чи фінансами? Що стосується сім’ї та стосунків? Які справи пов’язані з фізичним здоров’ям? Розбийте все на фрагменти за цими сферами життя.

Крок 3

Визначте, які завдання й дії найважливіші всередині кожного фрагмента чи категорії, з огляду на терміновість і ваш поточний контекст. Переконайтеся, що не нехтуєте жодною сферою життя. У підсумку має вийти чітко організований план із пріоритетними підкатегоріями, який підтримує всі сфери вашого життя в балансі.

Крок 4

Визначте, які зміни в житті потрібні, щоб досягти цілі. Наприклад, якщо один із фрагментів стосується покращення здоров’я чи фітнесу, спочатку може здатися: «Сісти на дієту й ходити в зал». Але варто копнути глибше. Якщо ви водночас у стресі, це вплине на мотивацію й відданість цим крокам, які вимагають енергії та фокусу. Можливо, варто додати інші елементи: «Працювати на годину менше ввечері, щоб провести час із дітьми» — так ви зменшите стрес і отримаєте ресурс для покращення здоров’я.

2. Цілі за часом

Напевно, ви вже погоджувалися на додатковий проєкт на роботі або на вихідні з родичами, бо «треба було». Скільки разів ви казали «так» чомусь, що допомогло іншим, але вас самих виснажило? Уявіть, якби ви використали цей час на те, що справді важливе для вас, що входить у ваші пріоритети. Якщо ви підприємець, який зараз запускає бізнес, двічі подумайте, перш ніж погодитися допомогти другу з переїздом тещі наступними вихідними. Можливо, цей час краще вкласти в зростання компанії.

Є чотири рівні продуктивності, коли йдеться про управління часом:

Рівень 1. Найважливіше

Це рівень, на якому ви хочете бути завжди, бо тут ви робите те, що мотивує, розвиває й робить щасливим. Тут ви працюєте над своїми цілями. В ідеалі варто проводити тут 100 % часу, хоча це майже нереально. Принаймні намагайтеся бути на цьому рівні 60–70 % часу.

Рівень 2. Капризи життя

Неможливо розписати кожну секунду дня так, щоб нічого несподіваного не сталося. Сімейна чи робоча надзвичайна ситуація, затримка рейсу, аварія. Намагайтеся не проводити тут більше 20 % часу. Це сильно з’їдає час і продуктивність і веде до життя, повного стресу.

Рівень 3. Життя в постійному стресі

Можливо, ви застрягли на роботі з нескінченними завданнями або вдома щось постійно ламається: щойно полагодили одне, ламаються ще два. Стрес може прийти звідусіль і майже завжди несподівано. Жити без стресу неможливо, тож моменти на цьому рівні будуть, але уникайте їх якомога більше. Не варто проводити тут більше 10 % часу. Навчіться керувати стресом тут.

Рівень 4. Рівень вигорання

Усім потрібен час на відпочинок. Ви приходите додому, вмикаєте телевізор, відкриваєте пачку чипсів або годинами сидите в телефоні. Коротко це може розслабляти, але якщо такі звички стають частими, ви починаєте втрачати мотивацію й зрештою відчуваєте порожнечу. Беріть такі паузи лише коли справді необхідно, і в жодному разі не віддавайте цьому рівню більше 5 % часу.

3. Використовуйте МАПУ

Мапа, як детально описано тут, підходить і для роботи, і для життя. Часто ми починаємо складати списки справ і плани ще до того, як ґрунтовно оцінили саме завдання. Перш ніж вирішувати, що робити, спочатку поставте собі питання: «Чого я хочу?» Саме на цьому базується мапа.

Мапа пропонує визначити, чого ви хочете, зрозуміти, чому ви цього хочете, і потім перелічити кроки для досягнення цілі. Вона допомагає підвищити відчуття задоволення й водночас досягти саме тих результатів, які вам справді потрібні.

Коли ви чітко визначили бажане й маєте ясну мету, час малювати мапу з конкретними цілями чи метриками, за якими ви вимірюватимете результат. Наприклад, не ставте собі ціль «Хочу бути відомим». Що це означає? Які метрики покажуть, що ви вже досягли? Натомість створюйте конкретні параметри, які підштовхуватимуть вас. Наприклад: «Хочу стати зірковою танцівницею наступної постановки Disney on Ice до кінця 2020 року в Мексиці» — це набагато конкретніше й мотивуюче. Ви точно знатимете, коли досягли цілі, і зможете відстежувати прогрес.

4. Більше ніякого «втраченого» часу

Скільки разів ви казали собі, що не встигли зробити завдання, бо «щось трапилося»? Наприклад: «Був затор, автобус не рухався, я запізнився й не встиг закінчити». Це виправдання. Ви потрапляєте в пастку, де стаєте жертвою обставин замість того, щоб брати контроль.

Те, чим ви наповнюєте розум щодня, визначає, як ви переживаєте життя. Проте надто багато людей вважають, що «немає часу» давати мозку інформацію, яка допомагає створювати реальні результати й досягати мрій.

Навчіться бачити, на що саме йде ваш час протягом дня. Наприклад:

Які поїздки громадським транспортом ви робите регулярно і скільки вони тривають
Скільки разів на тиждень ходите за покупками і скільки часу там проводите
Скільки разів ходите в зал і скільки часу там залишаєтеся
Скільки разів на день готуєте і скільки це займає
Скільки в середньому чекаєте на Uber
Скільки часу проводите перед екранами (ТВ, телефон, комп’ютер, планшет…)

У кожного є справи, які займають багато фізичного часу, але майже не навантажують мозок. Коли я жив у Мехіко, замість годин за кермом у заторах без жодної користі я почав пересуватися лише на Uber. Хтось віз мене з точки А в точку Б, а я через телефон як модем підключав ноутбук і працював над бізнесом. Або коли чекаю нічний рейс, замість відео слухаю подкасти чи читаю статті, які покращують професійні навички. Ідея проста: завжди можна бути продуктивним — для себе чи для роботи.

Використовуйте ті «марні» хвилини, які щодня йдуть на безглузді заняття, щоб суттєво змінити якість життя. Наповнюйте розум якісними порадами з управління часом чи бізнесом у машині, в навушниках, на комп’ютері чи в аудіосистемі — скрізь. Коли ви це зробите, колишній «втрачений час» перетвориться на найважливіші, найприбутковіші й найцінніші моменти дня.

5. Знайдіть коуча

Відчуваєте, що потрібна додаткова допомога, щоб опанувати управління часом? Навіть найуспішніші люди звертаються по підтримку. Робота з коучем Damien Soitout — один із найефективніших способів чітко сформулювати бажане, скласти план досягнення цілі й дотримуватися термінів. Професійний коуч триматиме вас у відповідальності за кінцевий результат і допоможе опанувати ці потужні стратегії управління часом на шляху.