Estrategias para gestionar tu tiempo eficientemente

Hemos publicado un artículo de tips para mejorar el uso de tu tiempo el año pasado. Ahora hablaremos de estrategias concretas para ayudarte. Si te ha pasado terminar un día de trabajo pensando “Ojalá un día tuviera más horas” por qué no has podido hacer todo lo que querías hacer, tienes un problema de gestión de tiempo. Eso pasa a la mayoría de la gente y es normal. Es difícil estar organizado 100% del tiempo.

Ahora, has visto muchos emprendedores muy exitosos como Elon Musk, Martine Rothblatt o Jeff Bezos que parecen hacer demasiado más que la mayoría de la gente. ¿Cómo lo hacen? Tienen 24 horas al día como todo el mundo, y aún así parece que están desarrollando proyectos y alcanzado objetivos diariamente.
Hace poco le he comentado eso a alguien que me contestó diciendo que ellos tienen mucho dinero para poder hacerlo; así contratan gente para hacer el trabajo. Es cierto, pero para lograr estar dónde están hoy, han tenido que trabajar como todos los demás, con los mismos recursos que los demás. Ninguno de los 3 que he mencionado empezó ni siquiera con un millón de dólares.

El secreto de esas personas muy exitosas, que sean emprendedores, filántropos, atletas, politicos o artistas, es que saben manejar su tiempo de manera eficiente.

ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DE TIEMPO

Existen varias estrategias para manejar tus minutos personales y profesionales. Recuerda que todo cuenta: Tu tiempo libre y tu tiempo en el trabajo se combinan para llenar esas 24 horas que tienes al día. No se trata de solamente ser eficiente con tu tiempo en uno u el otro, el objetivo es manejarlo bien en ambas instancias.

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1- Fragmentación

Cuando las personas no alcanzan sus objetivos, a menudo no es porque les hace falta habilidades o la fuerza de voluntad para lograr sus objetivos. Se debe a la forma en que se enfocan en la cantidad de elementos, o más bien, la forma en que están fragmentando las cosas está inhibiendo su éxito. Al tomar todo lo que viene hacia ti y ponerlo en grupos de tamaño ideal que tu mente puede manejar más fácilmente, te estás posicionando para lograr tus objetivos y lograr un mayor éxito.

La fragmentación es la agrupación de información en piezas de tamaño ideal, para que se puedan usar de manera efectiva para producir el resultado que deseas sin estresarte o encerrarte en tu negatividad. Miles de personas exitosas utilizan este método para administrar su agenda en todo el mundo.

Existen 4 pasos a seguir para practicar la fragmentación de manera correcta. Recuerda desde un inicio que la gente se rinde cuando ven fragmentos de un proyecto demasiado grandes e inalcanzables, pero también se pueden desmotivar al ver demasiados fragmentos pequeños por la cantidad de cosas que representan que tienen que hacer.

Paso 1

Pon tus ideas en una hoja. Esto se llama “Capturar”. Tus tareas solo agregan estrés si permanecen flotando en tu mente, y te arriesgas a olvidar algunas de las cosas que también debes hacer. Documenta cada tarea que deba completarse, cada objetivo e incluso situaciones e ideas que requieren tu atención. Puedes eliminar las cosas y ordenarlas más tarde. Haz esto durante toda tu semana.

Paso 2

Busca similitudes entre las cosas que necesitas hacer. ¿Qué tareas, situaciones y objetivos se relacionan con el dinero o las finanzas? ¿Qué cosas se relacionan con la familia y mis relaciones? ¿Qué tareas están relacionadas con mi salud física? Fragmenta cada pedazo según estas áreas de tu vida.

Paso 3

Decida qué tareas y elementos de acción son los más importantes dentro de cada fragmento o categoría en función de la urgencia y tu contexto actual. Asegúrate de no descuidar ninguna área de tu vida. El resultado final debe ser un plan perfectamente organizado con subcategorías priorizadas que mantenga todas las esferas de tu vida actualizadas y equilibradas.

Paso 4

Determina cuales cambios tienes que hacer en tu vida para alcanzar un objetivo. Por ejemplo si uno de tus fragmentos se relaciona con mejorar tu salud, fitness o algo similar, puedes pensar primero “Hacer una dieta e ir al gym”, pero tienes que buscar mas profundo por qué si por otra parte estás estresad@, puede impactar tu movitación y compromiso con estos pasos que tienes que tomar y que requieren energía y enfoque. Podrías agregar otros elementos como “Trabajar una hora menos en la tarde para tomar tiempo con los niños” y así reducir tu nivel de estrés, y poder tener lo que te haría falta para poder mejorar tu salud.

2- Objetivos de tiempo

Seguramente haz aceptado un proyecto adicional en tu trabajo, o aceptaste salir un fin de semana con familiares por que sentías que “tenías que” aceptar. ¿Cuántas veces haz dicho que si a algo que en fin ayudó a los demás pero te ha estresado a ti? Imagina si hubieras usado ese tiempo para dedicarlo a algo que te importa realmente a ti. Que entra en tus prioridades. Si eres un emprendedor abriendo un negocio ahorita, piénsalo dos veces antes de aceptar ayudar a tu amigo con la mudanza de su suegra el próximo fin de semana. Tal vez ese tiempo podría ser mejor invertido para hacer crecer tu empresa.

Existen 4 niveles de productividad cuando hablamos de gestión de tu tiempo:

Nivel 1 – Lo más importante

Es el nivel en el cual quieres estar siempre por que es el nivel en el que estás siempre haciendo algo que te motiva, que te hace crecer, que te hace feliz. El nivel en el cual trabajas para lograr tus objetivos. Idealmente deberías estar aquí el 100% de tu tiempo aunque es casi imposible. Al menos intenta pasar 60/70% de tu tiempo en este nivel.

Nivel 2 – Los caprichos de la vida

Es literalmente imposible programar cada segundo de tu día en tu vida sin que ocurra algo inesperado. Ya sea que tengas una emergencia familiar o laboral, tu avión se demora o tienes un accidente, trata de no pasar más del 20% de tu tiempo aquí. Te quita mucho tiempo y productividad, y es una pasarela hacía una vida llena de estrés.

Nivel 3 – Una vida llena de estrés

Puede ser que estás atorado en el trabajo con tareas interminables, o con problemas con tu casa y cada vez que arreglas una cosa 2 más se rompen. El estrés puede venir de cualquier lado y casi siempre es inesperado. No se puede vivir una vida sin estrés, por lo tanto tendrás momentos en este nivel pero evítalos lo más posible. No deberías pasar más del 10% de tu tiempo a este nivel. Aprende a manejar tu estrés aquí.

Nivel 4 – El nivel del Agotamiento

Todos necesitamos tiempo de relajación. Llegas a casa y prendes la tele, abres una bolsa de papas o pasas el tiempo pegado a la pantalla de tu teléfono. Si bien esto puede ser relajante por un corto período de tiempo, si caes en estos hábitos con demasiada frecuencia, comenzarás a perder la motivación y, en última instancia, llegarás a sentirte vacío. Tómate estos descansos cuando sea absolutamente necesario, pero de ninguna manera deberías usar más del 5% de tu tiempo en este nivel.

3- Usa un MAPA

El mapa, como detallado aquí, puede ser usado para tu trabajo pero también para tu vida. Muchas veces, comienzas a crear listas de tareas y hacer planes antes de evaluar exhaustivamente la tarea en cuestión. Antes de decidir qué debes hacer, primero debes hacerte la pregunta, “¿Qué quiero?” Ese es el razonamiento detrás del mapa.

El mapa te pide que definas qué es lo que quieres, que identifiques por qué lo quieres y luego enumeres los pasos necesarios para lograr el objetivo. El mapa te permite maximizar tu sentido de satisfacción junto con ayudarte a lograr los resultados que realmente deseas.

Cuando determinas lo que quieres y tienes un propósito claro en mente, es hora de dibujar tu mapa con objetivos o métricas específicas sobre cómo vas a medir tus resultados. Por ejemplo, no hagas de “Quiero ser famos@” tu objetivo. ¿Qué significa eso? ¿Qué significa famoso? ¿Qué métricas puedes usar para decidir cuándo lo has logrado? En su lugar, crea parámetros específicos que te impulsarán a lograr tu objetivo. Por ejemplo: “Quiero ser la bailarina estrella de la próxima producción de Disney on Ice para fines de 2020 en México”, es un objetivo mucho más específico y motivador. Sabrás cuando has alcanzado este objetivo y podrás seguir su progreso en el camino.

4- No más tiempo “perdido”

¿Cuantas veces te has dicho que no pudiste hacer tal tarea de tu día por qué ocurrió algo? Por ejemplo “Había tráfico y el camión no avanzaba, entonces llegue tarde y no he podido terminar.” Esas son excusas. Caes en una trampa en la cuál te haces víctima de las circunstancias en lugar de tomar control.

Lo que alimenta tu mente cada día determina la forma en que experimentas la vida. Sin embargo, demasiadas personas creen que “no tienen tiempo” para darles a sus mentes el tipo de información que les puede ayudar a crear resultados reales y concretos y lograr sus sueños.

Aprende a identificar cómo gastas tu tiempo en el día. Por ejemplo:

• Cuales viajes en transportes públicos haces regularmente, cuanto tiempo duran
• Cuantas veces a la semana vas a hacer compras, cuanto tiempo te quedas
• Cuantas veces vas al gym, y cuanto tiempo te quedas
• Cuantas veces cocinas al día, cuanto tiempo te toma
• Cuanto tiempo esperas en promedio esperando por tu uber
• Cuanto tiempo pasas en pantallas (TV, celular, computadora, tablet…)

Todo el mundo tiene tareas que toman mucho tiempo físicamente pero no mentalmente. Por ejemplo cuando vivía en la ciudad de México, en lugar de manejar horas en el tráfico y estar sin producir nada durante todo ese tiempo, empecé a moverme nada más en uber. Así alguien me estaba llevando de un punto A hasta el punto B y por mientras usando mi celular como modem para internet en mi computadora, podría estar trabajando y ser productivo para mis negocios. O cuando estoy esperando un avión de noche, en lugar de estar viendo videos, escucho Podcasts o leo artículos que me permiten mejorar mis habilidades para mi trabajo. La idea es que siempre puedes ser productivo, ya sea para ti o tu trabajo.

Utiliza los minutos desperdiciados que dedicas a actividades sin sentido todos los días para transformar significativamente la calidad de tu vida. Alimenta tu mente con consejos de alta calidad y de gran valor para el manejo del tiempo o de tu negocio en tu coche, en tu iPod, en tu computadora o sistema de audio, en cualquier lugar y en todas partes. Cuando lo hagas, descubrirás que lo que solía ser “tiempo perdido” se convertirá en los momentos más importantes, rentables y enriquecedores de tu día.

5- Consigue un coach

¿Sientes que necesitas ayuda adicional para dominar los consejos de gestión del tiempo? Incluso las personas más exitosas buscan ayuda con otros para recibir apoyo. Trabajar con un Coach de Damien Soitout es la forma más efectiva de perfeccionar lo que realmente deseas, diseña un plan para lograr tu objetivo y seguir una línea de tiempo. Un coach profesional te responsabilizará para alcanzar tu objetivo final y te ayudará a dominar estos poderosos consejos para la gestión del tiempo en el camino.