Nous avons publié l’an dernier un article de conseils pour mieux utiliser votre temps. Aujourd’hui, place aux stratégies concrètes pour vous aider. Si vous terminez une journée de travail en vous disant « si seulement j’avais plus d’heures » parce que vous n’avez pas pu faire tout ce que vous vouliez, vous avez un problème de gestion du temps. C’est le cas de la plupart des gens, et c’est normal. Rester parfaitement organisé 100 % du temps est difficile.
Vous avez pourtant vu des entrepreneurs très performants comme Elon Musk, Martine Rothblatt ou Jeff Bezos qui semblent accomplir bien plus que la moyenne. Comment font-ils ? Ils ont 24 heures par jour comme tout le monde, et pourtant ils avancent sur des projets et atteignent des objectifs chaque jour.
Récemment, j’ai partagé cette observation avec quelqu’un qui m’a répondu qu’ils ont beaucoup d’argent pour y arriver : ils embauchent des gens pour faire le travail. C’est vrai, mais pour en arriver là où ils sont aujourd’hui, ils ont dû travailler comme tout le monde, avec les mêmes ressources que les autres. Aucun des trois que j’ai cités n’a commencé avec ne serait-ce qu’un million de dollars.
Le secret de ces personnes très performantes, qu’elles soient entrepreneurs, philanthropes, athlètes, politiques ou artistes, c’est qu’elles savent gérer leur temps de façon efficace.
Il existe plusieurs stratégies pour piloter vos minutes personnelles et professionnelles. Souvenez-vous que tout compte : votre temps libre et votre temps de travail se combinent pour remplir les 24 heures de la journée. Il ne s’agit pas d’être efficace seulement d’un côté ou de l’autre : l’objectif est de bien gérer les deux.
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Quand les gens n’atteignent pas leurs objectifs, ce n’est souvent pas par manque de compétences ou de volonté. C’est la façon dont ils se concentrent sur la quantité d’éléments, ou plutôt la façon dont ils découpent les choses, qui freine leur réussite. En prenant tout ce qui arrive et en le regroupant en blocs de taille idéale que votre esprit peut gérer plus facilement, vous vous mettez en position d’atteindre vos objectifs et d’obtenir de meilleurs résultats.
Le découpage consiste à regrouper l’information en morceaux de taille idéale, pour pouvoir l’utiliser efficacement et produire le résultat souhaité sans stress ni spirale négative. Des milliers de personnes performantes utilisent cette méthode pour organiser leur agenda partout dans le monde.
Il y a 4 étapes pour pratiquer le découpage correctement. Gardez dès le départ à l’esprit que les gens abandonnent quand ils voient des fragments de projet trop grands et inatteignables, mais qu’ils peuvent aussi se démotiver face à trop de petits fragments, à cause du volume de choses à faire que cela représente.
Posez vos idées sur une feuille. On appelle cela « capturer ». Vos tâches ne font qu’ajouter du stress si elles restent en suspension dans votre tête, et vous risquez d’en oublier. Notez chaque tâche à terminer, chaque objectif, et même les situations et idées qui demandent votre attention. Vous pourrez supprimer et trier plus tard. Faites-le tout au long de la semaine.
Cherchez les similitudes entre ce que vous devez faire. Quelles tâches, situations et objectifs concernent l’argent ou les finances ? Qu’est-ce qui touche la famille et vos relations ? Quelles tâches sont liées à votre santé physique ? Découpez chaque élément selon ces domaines de vie.
Décidez quelles tâches et actions sont les plus importantes dans chaque fragment ou catégorie, en fonction de l’urgence et de votre contexte actuel. Veillez à ne négliger aucun domaine de votre vie. Le résultat final doit être un plan parfaitement organisé, avec des sous-catégories priorisées, qui maintient toutes les sphères de votre vie à jour et en équilibre.
Déterminez quels changements vous devez faire dans votre vie pour atteindre un objectif. Par exemple, si l’un de vos fragments concerne l’amélioration de votre santé, du fitness ou d’un domaine proche, vous pouvez d’abord penser « faire un régime et aller à la salle », mais il faut aller plus loin : si par ailleurs vous êtes stressé(e), cela peut impacter votre motivation et votre engagement dans ces étapes qui demandent énergie et concentration. Vous pourriez ajouter d’autres éléments comme « travailler une heure de moins l’après-midi pour passer du temps avec les enfants », afin de baisser votre niveau de stress et d’avoir ce qu’il vous faut pour progresser sur la santé.
Vous avez sûrement déjà accepté un projet en plus au travail, ou une sortie le week-end avec la famille parce que vous sentiez que vous « deviez » dire oui. Combien de fois avez-vous dit oui à quelque chose qui a aidé les autres mais vous a stressé(e) ? Imaginez si vous aviez utilisé ce temps pour quelque chose qui compte vraiment pour vous, qui entre dans vos priorités. Si vous êtes entrepreneur et que vous lancez une activité en ce moment, réfléchissez à deux fois avant d’accepter d’aider un ami pour le déménagement de sa belle-mère le week-end prochain. Ce temps pourrait être mieux investi pour faire grandir votre entreprise.
Il existe 4 niveaux de productivité quand on parle de gestion du temps :
C’est le niveau où vous voulez être le plus souvent, car c’est celui où vous faites quelque chose qui vous motive, qui vous fait grandir, qui vous rend heureux. Le niveau où vous travaillez pour atteindre vos objectifs. Idéalement, vous devriez y être 100 % du temps, même si c’est presque impossible. Essayez au moins d’y passer 60 à 70 % de votre temps.
Il est littéralement impossible de programmer chaque seconde de votre journée sans qu’il se passe quelque chose d’inattendu. Qu’il s’agisse d’une urgence familiale ou professionnelle, d’un avion en retard ou d’un accident, essayez de ne pas y passer plus de 20 % de votre temps. Cela vous enlève beaucoup de temps et de productivité, et c’est un passage vers une vie pleine de stress.
Vous pouvez être coincé(e) au travail avec des tâches sans fin, ou avec des problèmes à la maison où chaque chose réparée en fait apparaître deux autres. Le stress peut venir de partout et est presque toujours inattendu. On ne peut pas vivre une vie sans stress, donc vous aurez des moments à ce niveau, mais évitez-les autant que possible. Vous ne devriez pas y passer plus de 10 % de votre temps. Apprenez à gérer votre stress ici.
Nous avons tous besoin de temps de détente. Vous rentrez, vous allumez la télé, vous ouvrez un sachet de chips ou vous restez collé(e) à l’écran de votre téléphone. Cela peut être relaxant un court moment, mais si vous tombez trop souvent dans ces habitudes, vous commencerez à perdre la motivation et, au final, à vous sentir vide. Prenez ces pauses quand c’est vraiment nécessaire, mais en aucun cas vous ne devriez y consacrer plus de 5 % de votre temps.
La carte, comme détaillée ici, peut servir pour votre travail comme pour votre vie. Souvent, on commence à faire des listes de tâches et des plans avant d’avoir vraiment évalué la tâche en question. Avant de décider ce que vous devez faire, posez-vous d’abord la question : « Qu’est-ce que je veux ? » C’est le raisonnement derrière la carte.
La carte vous demande de définir ce que vous voulez, d’identifier pourquoi vous le voulez, puis de lister les étapes nécessaires pour atteindre l’objectif. Elle vous permet de maximiser votre sentiment de satisfaction tout en vous aidant à obtenir les résultats que vous désirez vraiment.
Quand vous savez ce que vous voulez et que vous avez un but clair en tête, il est temps de dessiner votre carte avec des objectifs ou des métriques précises pour mesurer vos résultats. Par exemple, ne prenez pas pour objectif « je veux être célèbre ». Qu’est-ce que cela veut dire ? Que signifie célèbre ? Quelles métriques utiliser pour savoir que vous y êtes ? Créez plutôt des paramètres précis qui vous pousseront à atteindre votre but. Par exemple : « Je veux être la danseuse étoile de la prochaine production de Disney on Ice d’ici fin 2020 au Mexique » est un objectif bien plus spécifique et motivant. Vous saurez quand vous l’aurez atteint et pourrez suivre vos progrès en chemin.
Combien de fois vous êtes-vous dit que vous n’aviez pas pu faire telle tâche de la journée parce que quelque chose s’était passé ? Par exemple : « Il y avait des embouteillages, le bus n’avançait pas, j’ai donc été en retard et je n’ai pas pu finir. » Ce sont des excuses. Vous tombez dans le piège de vous faire victime des circonstances au lieu de reprendre le contrôle.
Ce qui nourrit votre esprit chaque jour détermine la façon dont vous vivez. Pourtant, trop de personnes croient qu’elles « n’ont pas le temps » de donner à leur esprit le type d’informations qui peut les aider à créer des résultats concrets et à réaliser leurs rêves.
Apprenez à identifier comment vous dépensez votre temps dans la journée. Par exemple :
Tout le monde a des tâches qui prennent beaucoup de temps physiquement mais peu mentalement. Par exemple, quand je vivais à Mexico, au lieu de conduire des heures dans les embouteillages sans rien produire, j’ai commencé à me déplacer uniquement en Uber. Ainsi, quelqu’un me conduisait du point A au point B et, pendant ce temps, en utilisant mon téléphone comme modem pour Internet sur mon ordinateur, je pouvais travailler et être productif pour mes activités. Ou quand j’attends un avion le soir, au lieu de regarder des vidéos, j’écoute des podcasts ou je lis des articles qui me permettent d’améliorer mes compétences pour mon travail. L’idée est que vous pouvez toujours être productif, pour vous ou pour votre travail.
Utilisez les minutes gaspillées dans des activités sans intérêt chaque jour pour transformer significativement la qualité de votre vie. Nourrissez votre esprit de conseils de haute qualité et de grande valeur sur la gestion du temps ou votre activité, dans votre voiture, sur votre iPod, votre ordinateur ou votre système audio, partout. Quand vous le ferez, vous découvrirez que ce qui était du « temps perdu » deviendra les moments les plus importants, rentables et enrichissants de votre journée.
Vous sentez que vous avez besoin d’un coup de main supplémentaire pour maîtriser les conseils de gestion du temps ? Même les personnes les plus performantes cherchent de l’aide auprès d’autres pour recevoir du soutien. Travailler avec un coach de Damien Soitout est le moyen le plus efficace de clarifier ce que vous voulez vraiment, de concevoir un plan pour atteindre votre objectif et de suivre un calendrier. Un coach professionnel vous rendra responsable de l’atteinte de votre objectif final et vous aidera à maîtriser ces puissants conseils de gestion du temps en chemin.
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