Organiser une réunion virtuelle réussie

Quand on compare une réunion en présentiel à une réunion virtuelle, on repère tout de suite des défis très particuliers. Avec la situation du COVID depuis le début de 2020, il est difficile de faire des affaires sans passer par des plateformes virtuelles.

D’abord, il y a des défis de communication majeurs. Sans signaux visuels, la réunion risque d’être minée par des interruptions mutuelles, une fluidité difficile à trouver et des malentendus possibles (par exemple si quelqu’un utilise le sarcasme). Ajoutez à cela le bruit de fond et une mauvaise qualité de connexion : tout cela affaiblit encore la richesse de la communication et la capacité des participants à coordonner leurs interventions.

De plus, les réunions à distance sont particulièrement exposées à ce qu’on appelle la « paresse sociale ». C’est la tendance humaine à réduire son effort et sa motivation quand on travaille en groupe, un peu comme se fondre dans la foule. Cette paresse sociale augmente plus on se sent anonyme, et l’anonymat grandit pendant une réunion à distance à cause de la barrière virtuelle entre les membres de l’équipe.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une voie claire, fondée sur des preuves. La science des réunions a fourni des enseignements clés qui peuvent être extrêmement utiles aux animateurs, surtout à une époque marquée par l’explosion des réunions virtuelles.

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1- Organiser la réunion virtuelle

1.1 – N’invitez pas trop de monde

La qualité des réunions virtuelles chute en flèche quand le nombre de participants augmente. Heureusement, ceux qui n’assistent pas en direct peuvent enregistrer et écouter la réunion à double vitesse. Laissez donc les membres non essentiels de côté et partagez-leur l’enregistrement : ils pourront écouter l’échange sans interrompre le flux. Pour éviter que les non-invités se sentent mis à l’écart, proposez-leur d’assister aux prochaines réunions sur le sujet s’ils le souhaitent. En général ils refuserent, mais ils apprécient qu’on leur ait demandé.

1.2 – Fixez une durée juste

Comme notre capacité d’attention est plus courte en ce moment, évitez la traditionnelle réunion d’une heure ou plus et visez plutôt 20 ou 25 minutes. Raccourcir un peu la durée crée aussi une pression positive. Il a été démontré que les groupes qui travaillent sous une certaine pression performent mieux grâce à un focus plus net.

1.3 – Affinez l’ordre du jour

Au lieu d’une simple liste de sujets à débattre, structurez l’ordre du jour comme un ensemble de questions auxquelles répondre. Cela crée le focus qui manque souvent en virtuel. En formulant les points sous forme de questions, vous savez mieux qui inviter, quand clôturer la réunion et si les questions ont bien été tranchées.

1.4 – Allumez votre caméra

Créer de la « présence » est essentiel en réunion virtuelle. On veut que les participants s’impliquent activement. La vidéo augmente nettement les chances que cela arrive. Les visioconférences sont plus efficaces quand on voit les expressions du visage des autres : invitez donc les gens à se placer près de leur webcam pour retrouver un peu de l’intimité d’une réunion en présentiel.

2- Pendant la réunion virtuelle

2.1 – Commencez à l’heure

Rien ne tue l’élan au démarrage comme un retard de 15 minutes parce que quelqu’un doit télécharger une appli ou n’arrive pas à faire fonctionner le son ou la vidéo. Tout le monde doit se connecter 5 minutes avant pour vérifier que la techno est prête. Il a aussi été prouvé que finir en retard est une source énorme de stress : ne perdez donc pas de temps.

2.2 – Adoptez le bon état d’esprit

En tant qu’animateur, votre humeur compte. Vous donnez le ton. Cela peut créer un effet de contagion : l’état d’esprit des participants reflète le vôtre. Démarrez avec énergie, reconnaissance et gratitude, surtout dans cette période difficile. Cela augmente les chances d’un climat positif qui favorise la créativité, la compréhension et le constructif.

2.3 – Posez des règles et des normes

Créez régulièrement des attentes partagées avec vos participants sur ce qui fait une bonne réunion à distance. Comment espérer des réunions efficaces si on ne parle jamais de ce qui fonctionne et de ce qu’il faut éviter ? Présentez les attentes de façon concrète : « limitons chaque intervention à 60 secondes maximum pour que tout le monde puisse parler ». Ou encore : chacun se présente avant de prendre la parole (« Je suis Georges, mon point de vue est… »). Cela renforce la présence dans l’environnement virtuel.

2.4 – Facilitez activement

C’est absolument crucial à distance. Les animateurs doivent endosser le rôle de facilitateurs. Sollicitez les gens nommément : « Marie, partage-nous ton avis », pour les garder engagés. Vous pouvez même tenir un décompte pour vous assurer que tout le monde contribue et que toutes les voix sont entendues. Évitez la question générique « Des commentaires ? ». Appelez les personnes par leur prénom. Et ne laissez pas les digressions s’installer, surtout avec des durées plus courtes et une attention plus fragile : interrompez poliment si besoin. C’est votre rôle d’animateur.

2.5 – Utilisez des outils

Comprenez bien que le silence ne signifie ni compréhension ni accord. Il existe d’excellentes applications (Klaxoon, Mentimeter, Poll Everywhere, par exemple) qui permettent aux participants de voter facilement pour vérifier si tout le monde est aligné. Cela peut se faire en direct ou après la réunion. Installez aussi une messagerie instantanée ou un chat, non pas pour les conversations parallèles, mais pour que les participants vous signalent s’ils veulent parler ou s’ils ont décroché. Bien utilisées, ces technologies augmentent la participation et l’engagement pendant la réunion.

3 – Après la réunion

3.1 – Terminez bien les réunions

Dans les dernières minutes, clarifiez les conclusions. Identifiez l’IDR (Individu Directement Responsable) pour chaque nouvelle action. Ne laissez personne quitter la réunion en se demandant ce qui a été décidé ou quels sont les prochains pas.