Damien Soitout
כשמשווים פגישה פנים אל פנים לפגישה וירטואלית, האתגרים קופצים מיד. מאז 2020 קשה לנהל עסק בלי פלטפורמות וירטואליות, ויש דרך ברורה לנהל אותן היטב.
איך לארגן פגישה וירטואלית מוצלחת: כשאתה משווה פגישה פנים אל פנים לפגישה וירטואלית, האתגרים הייחודיים קופצים מיד. מאז תחילת 2020 ועליית העבודה מרחוק, נהיה קשה לעשות עסקים בלי פלטפורמות וירטואליות.
קודם כול, יש אתגרי תקשורת גדולים. בלי רמזים חזותיים, פגישות יכולות להתמלא באנשים שנכנסים זה לדברי זה, בזרימה לא אחידה, ובקריאות שגויות בקלות (סרקזם הוא דוגמה קלאסית). רעשי רקע וחיבורים חלשים שוחקים עוד יותר את העושר של התקשורת ומקשים על אנשים לתאם את התרומות שלהם.
פגישות ממרחק גם מועדות במיוחד למשהו שנקרא "בטלה חברתית." זאת הנטייה האנושית להנמיך מאמץ ומוטיבציה כשעובדים בקבוצה, כמעט כמו להסתתר בתוך קהל. הבטלה החברתית גדלה ככל שאנשים מרגישים אנונימיים יותר, והאנונימיות עולה בפגישות מרחוק בגלל המחסום הווירטואלי בין חברי הצוות.
החדשות הטובות הן שיש דרך ברורה, מבוססת ראיות, קדימה. מדע הפגישות הפיק תובנות מעשיות שמנהיגים יכולים להשתמש בהן כבר עכשיו, במיוחד בתקופה שמוגדרת על ידי יותר פגישות וירטואליות.
איכות הפגישה הווירטואלית צונחת מהר ככל שהקבוצה גדלה. למרבה המזל, אנשים שלא צריכים להיות נוכחים בשידור חי יכולים לצפות בהקלטה במהירות כפולה. תן לחברים לא חיוניים לדלג על השיחה החיה ושתף את ההקלטה כדי שיוכלו לתפוס את הדיון בלי להפריע לזרימה. כדי שחברי הצוות האלה לא ירגישו מודרים, הצע להם אפשרות להצטרף לפגישות עתידיות בנושא אם ירצו. רובם יסרבו, אבל הם יעריכו ששאלת.
טווחי הקשב קצרים יותר בימים אלה, אז דלג על הפגישה המסורתית של יותר משעה וכוון ל-20 או 25 דקות. חלון קצת יותר הדוק גם יוצר לחץ בריא. קבוצות שעובדות תחת אילוץ זמן מתון לעתים קרובות מתפקדות טוב יותר כי המיקוד מתחדד.
במקום רשימה רופפת של נושאים לדיון, בנה את סדר היום כסט של שאלות שצריך לענות עליהן. המסגור הזה יוצר את המיקוד שלעתים קרובות חסר בפגישות וירטואליות. כשפריטי סדר היום הם שאלות, קל יותר להחליט את מי צריך להזמין, לדעת מתי הפגישה נגמרה, ולאשר אם ענו על השאלות.
יצירת "נוכחות" חשובה בפגישות וירטואליות. אתה רוצה אנשים מעורבים באופן פעיל, ווידאו מעלה את הסיכוי שזה יקרה. שיחות וידאו עובדות הכי טוב כשאנשים יכולים לראות הבעות פנים, אז בקש מהמשתתפים לשבת קרוב למצלמת הרשת שלהם כדי לשחזר יותר מהאינטימיות של פגישה פנים אל פנים.
שום דבר לא הורג תנופה כמו עיכוב של 15 דקות בזמן שאנשים מורידים אפליקציה או נאבקים עם וידאו ושמע. כולם צריכים להתחבר חמש דקות מוקדם כדי לאשר שהטכנולוגיה עובדת. גם סיום באיחור הוא מקור גדול ללחץ, אז שמור על לוח הזמנים ואל תבזבז זמן.
כמנהיג הפגישה, מצב הרוח שלך קובע את הטון. הוא יכול ליצור אפקט הדבקה שבו המשתתפים משקפים את האופן שבו אתה מגיע. פתח באנרגיה, הערכה ותודה, במיוחד בזמנים מאתגרים. הגישה הזאת מעלה את הסיכוי לאקלים פגישה חיובי יותר שתומך ביצירתיות, בהבנה ובדיאלוג בונה.
מדי פעם צור ציפיות משותפות עם המשתתפים שלך לגבי איך נראית פגישה מרחוק טובה. איך פגישות מרחוק יכולות להיות יעילות אם אתה אף פעם לא מדבר על מה שעובד ומה להימנע ממנו? נסח ציפיות בבהירות, לדוגמה: "בואו נגביל כל תרומה ללא יותר מ-60 שניות כדי שלכולם תהיה הזדמנות לדבר." או קבע כלל שאנשים מזדהים לפני שהם מדברים ("זה חורחה, המחשבות שלי הן..."). ההרגלים האלה עוזרים לבנות נוכחות בסביבה וירטואלית.
זה חיוני לפגישות מרחוק. מנהיגי פגישות צריכים לפעול כמנחים. משוך אנשים פנימה עם הנחיות ישירות כמו, "מריה, בבקשה שתפי את המחשבות שלך," כדי לשמור על מעורבות גבוהה. אולי אפילו תנהל ספירה פשוטה כדי שכל קול יישמע. הימנע משאלות כלליות כמו "יש הערות?" קרא לאנשים בשם במקום. אל תיתן לאף אחד להתפזר, במיוחד עם טווחי קשב קצרים יותר ופגישות קצרות יותר. קטע בעדינות כשצריך. זה חלק מהתפקיד כמנהיג הפגישה.
שתיקה אינה שווה הבנה או הסכמה. אפליקציות מצוינות (לדוגמה, Klaxoon, Mentimeter, Poll Everywhere) מאפשרות למשתתפים להצביע במהירות כדי שתוכל לבדוק יישור אמיתי. אתה יכול לעשות את זה בשידור חי או אחרי הפגישה. גם תגדיר מסרים מיידיים או חדר צ'אט, לא לשיחות צד, אלא כדי שהמשתתפים יוכלו לאותת שהם רוצים לדבר או שהם הלכו לאיבוד בנקודה. שימוש בכלים שעומדים לרשותך מגדיל השתתפות ומעורבות לאורך כל הפגישה.
בדקות האחרונות, הבהר את המסקנות. נקוב ב-DRI (האדם האחראי ישירות) לכל פעולה חדשה. אל תיתן לאף אחד לצאת כשהוא תוהה מה הושג או מה הצעדים הבאים.
לקריאה נוספת: Wikipedia, Harvard Business Review.
