Як організувати успішну віртуальну нараду

Коли порівнюєш очну нараду з віртуальною, одразу помічаєш цілком особливі виклики. З початком COVID на початку 2020 року вести бізнес без віртуальних платформ стало майже неможливо.

По-перше, виникають серйозні виклики комунікації. Без візуальних сигналів нарада легко перетворюється на хаос: люди перебивають одне одного, важко досягти плавності спілкування, а сарказм чи інші нюанси легко неправильно зрозуміти. Додай до цього фоновий шум і погану якість зв’язку — і багатство комунікації, а також здатність учасників координувати свої внески, ще більше страждають.

Крім того, дистанційні наради особливо схильні до так званої «соціальної ліні». Це людська тенденція зменшувати зусилля та мотивацію під час роботи в групі, ніби ховаючись у натовпі. Соціальна лінь посилюється, коли людина відчуває себе анонімнішою, а анонімність зростає саме через віртуальний бар’єр між членами команди.

Добра новина: існує шлях, підкріплений доказами. Наука про наради дає ключові інсайти, які надзвичайно корисні для лідерів, особливо зараз, коли віртуальних зустрічей стало значно більше.

Sponsored*

1. Організація віртуальної наради

1.1. Не запрошуй занадто багато людей

Якість віртуальних нарад різко падає зі збільшенням кількості учасників. На щастя, ті, хто не може бути присутнім онлайн, можуть переглянути запис на подвійній швидкості. Тому звільни від участі несуттєвих членів команди і просто надішли їм запис. Так вони прослухають обговорення, не порушуючи потоку. Щоб ті, кого не запросили, не відчували себе відстороненими, запропонуй їм можливість долучитися до наступних нарад на цю тему, якщо захочуть. Зазвичай вони відмовляться, але будуть вдячні, що їх запитали.

1.2. Встанови правильну тривалість

Оскільки концентрація уваги зараз коротша, уникай традиційних нарад на годину і більше. Роби їх по 20–25 хвилин. Скорочення тривалості створює позитивний тиск. Доведено, що групи, які працюють під певним рівнем тиску, насправді діють ефективніше завдяки сильнішому фокусу.

1.3. Краще сфокусуй порядок денний

Замість простого переліку тем для обговорення організуй порядок денний як набір питань, на які потрібно відповісти. Це створює фокус, якого часто бракує у віртуальних нарадах. Коли пункти сформульовані як питання, тобі легше зрозуміти, кого саме запрошувати, коли завершувати зустріч і чи всі питання вже отримали відповіді.

1.4. Увімкни камеру

Створити «присутність» у віртуальних нарадах критично важливо. Ми хочемо, щоб учасники були активно залучені. Відео значно підвищує шанси на це. Відеоконференції працюють краще, коли люди бачать міміку одне одного, тож попроси учасників сісти ближче до веб-камери, щоб відтворити відчуття близькості очної зустрічі.

2. Під час віртуальної наради

2.1. Починай вчасно

Ніщо так не вбиває динаміку на старті, як 15-хвилинна затримка через те, що хтось завантажує додаток або не може налаштувати відео чи звук. Кожен має заходити за 5 хвилин до початку, щоб перевірити техніку. Крім того, доведено, що затримка закінчення наради створює величезний стрес, тож не витрачай час даремно.

2.2. Налаштуй правильний mindset

Як лідер наради, твій настрій має значення. Ти задаєш тон. Він може викликати ефект зараження: настрій учасників відображатиме твій. Починай зустріч з енергією, вдячністю та визнанням, особливо в цей складний час. Це підвищує шанси на позитивний настрій, який сприяє креативності, взаєморозумінню та конструктивності.

2.3. Встанови правила та норми

Періодично формулюй спільні очікування щодо того, що робить дистанційну нараду якісною. Як ми можемо очікувати ефективності, якщо ніколи не говоримо, що саме робить хорошу нараду хорошою і чого слід уникати? Формулюй очікування так: «Давайте обмежувати кожен виступ 60 секундами, щоб усі мали змогу висловитися». Або встановіть правило, що кожен називає себе перед тим, як говорити (наприклад: «Я Олег, мої думки такі…»). Це знову допомагає створювати присутність у віртуальному середовищі.

2.4. Активна фасилітація

Це абсолютно ключовий момент у дистанційних нарадах. Лідери мають брати на себе роль фасилітаторів. Активуй учасників, наприклад: «Марія, будь ласка, поділися своїми думками», щоб тримати їх залученими. Можна навіть вести облік, щоб переконатися, що всі внесли свій вклад і жоден голос не залишився непочутим. Уникай загальних запитань на кшталт «Чи є коментарі?». Натомість звертайся до людей конкретно на ім’я. Не дозволяй затягувати, особливо коли увага коротша, а наради коротші. Ввічливо переривай, якщо потрібно. Це твоя робота як лідера наради.

2.5. Використовуй інструменти

Розумій: мовчання не означає розуміння чи згоду. Існують чудові додатки (наприклад, Klaxoon, Mentimeter, Poll Everywhere), які дозволяють учасникам легко голосувати і реально перевіряти, чи всі згодні. Це можна робити в реальному часі під час наради або після неї. Крім того, налаштуй миттєві повідомлення або чат не для паралельних розмов, а щоб учасники могли сигналізувати, що хочуть висловитися, або показати, що загубилися в обговоренні. Використання доступних технологічних інструментів підвищує участь і залученість під час наради.

3. Після наради

3.1. Завершуй наради правильно

За кілька хвилин до кінця обов’язково проясни висновки. Визнач ІВВ (Індивіда, Безпосередньо Відповідального) за кожну нову дію. Не дозволяй нікому виходити з наради з питаннями, що саме було досягнуто і які наступні кроки.